第二节 会计核算软件
【本节要点】
会计核算软件的概念和演进
会计核算软件分类
会计核算软件功能模块
会计核算软件与手工会计核算的异同
【本节内容】
一、会计核算软件的概念和演进
(一)会计核算软件的概念
1.会计核算软件，是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。它是由一系列指挥计算机执行会计核算工作的程序代码和有关的文档技术资料组成的。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等均可视为会计核算软件。
2.大型企业中使用的企业资源计划ERP中的用于处理会计核算数据部分的功能模块也属于会计核算软件的范畴。
(二)会计核算软件的演进
1. 人工管理阶段
该阶段的会计核算软件主要是模仿手工会计数据处理方式和程序，着重解决那些数据量大、计算简便但需多次重复的单项会计业务，如工资计算、固定资产核算等，但各个单项的会计核算软件并没有实现系统的集成。
2. 文件管理系统阶段
此时的会计核算软件实现了会计部门内各项业务工作的集成，但它只是企业会计部门专用的信息系统，在物理上独立于企业其他部门的信息系统。这个会计信息系统被动地依赖业务部门提供的数据进行相关核算，对管理决策方面的支持仅限于提供事后的统计、分析和评价，无法有效进行事中控制。
3.数据库系统阶段
随着管理信息系统的发展及其在企业中应用的不断深入，会计信息系统开始与企业的其他管理活动相互渗透和结合，并逐渐成为企业管理信息系统的一个重要子系统。此时，管理信息系统的重要发展之一，就是ERP系统的推广和应用，该阶段被称为数据库系统阶段。
作为ERP系统中非常重要的子系统之一，会计信息系统已经与其他业务子系统融为一体。业务发生时，自动执行会计业务模块，能够在业务发生时实时采集详细的业务或财务信息，执行处理和控制规则等。
ERP系统中的会计信息系统包括财务会计和管理会计两大子系统。ERP系统中，用于处理会计核算数据部分的功能模块为财务会计模块，属于会计核算软件的范畴。
二、会计核算软件分类
(一)按硬件结构划分，会计核算软件可分为：单用户会计核算软件和多用户(网络)会计核算软件。
(二)按适用范围划分，则会计核算软件可分为专用会计核算软件和通用会计核算软件。
1.专用会计核算软件
专用会计核算软件是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要自行开发或委托其他单位开发，专供本单位使用的会计核算软件。
专用会计核算软件也称为定点开发核算软件。其特点是把使用单位的会计核算规则，如会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目等编入会计软件，非常适合本单位的会计核算，使用起来简便易行。但其缺点是，受使用范围和时间限制，系统只适用于个别单位。
2.通用会计核算软件
是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。目前，我国的通用会计核算软件以商品化软件为主，例如，用友M8.X系列、金蝶2000系列的通用企业会计软件可适用于工业、商品流通、交通运输、农业、外资、股份制等各种类型的企业。
按适用范围划分，通用会计核算软件又可分为全国通用的会计核算软件和行业通用的会计核算软件。
为了体现“通用”的特点，通用会计核算软件一般都设置“初始化”模块，用户在首次使用通用会计核算软件时，必须首先使用该模块，对本单位的所有会计核算规则进行初始化设置，从而把通用会计核算软件转化为一个适合本单位核算情况的专用会计核算软件。
会计软件越通用，系统初始化的工作量就越大，计算机系统资源占用和浪费就越严重，将使用户单位的某些特殊核算要求难以得到满足。
3.通用会计核算软件的特点
(1)通用性强。
(2)成本相对较低。
(3)维护量小、且维护有保障。
(4)软件开发水平较高。
(5)开发者决定系统的扩充与修改。
(6)专业性差。
4.选择会计核算软件应注意的问题
(1)所选软件的技术指标能否满足需要。
(2)会计软件的功能是否能充分满足和保证企事业单位的特殊要求。
(3)售后服务的质量。商品化会计软件经销商的售后服务质量，也是选购软件时不可忽视的问题。
(4)是否有同类企业成功地运用了该种软件。
三、会计核算软件的功能模块
(一) 会计核算软件功能模块的构成
会计核算软件是一个复杂的大系统，一般由若干功能模块组成。
1.含义：是指会计核算软件中能够相对独立完成会计输入、处理和输出功能的各个部分。
2.我们通常按会计核算软件的职能来划分功能模块，并以账务处理为中心来划分结构，一个完整的会计核算软件必定包含账务处理模块，其他职能模块也将直接或间接与账务处理模块发生联系。会计核算软件的功能模块一般可以划分为账务处理、应收/应付款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等。
3.账务处理子系统是会计核算软件的核心模块。
4.各模块简介：
目前市场上的商品化会计核算软件，一般都有多个子系统或功能模块供不同的用户选购。
下面简单介绍会计核算软件各功能模块的主要作用：
(1)账务处理功能模块。
作为整个会计核算软件的核心，通过凭证的输入和处理，完成记账、算账、对账、转账、结账、账簿查询及账务数据管理等功能。
(2)报表处理模块。
会计报表生成、汇总与分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等。
(3)应收/应付款核算功能模块。
在会计业务活动中，应收/应付账款均为往来业务科目，因此一般也称应收/应付账款的核算为往来账管理核算模块;
应收/应付款核算功能模块主要根据应收/应付业务的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作。
(4)工资核算功能模块。主要用来计算职工应发工资和实发工资，并根据工资用途进行分配。
(5)固定资产核算功能模块。固定资产核算功能模块主要用来反映单位固定资产增减变动及折旧计提情况。
(6)存货核算功能模块。主要是对存货的收、发、存业务进行会计核算。
(7)销售核算功能模块。是根据有关销售凭证及销售费用等数据，完成产品销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算;合同的辅助管理。
(8)采购管理功能模块。主要提供对采购业务全流程的管理。
(9)成本核算功能模块。主要的基本任务是归集和分配各种成本费用，及时计算产品的总成本和单位成本。
(10)财务分析功能模块。是利用已有的财务数据对企业过去的财务状况、经营成果及未来前景的一种评价。
(二)账务处理模块与主要核算模块的关系
工资核算模块、固定资产核算模块、购销存系统生成的记账凭证自动传递到账务处理系统。
四、 会计核算软件与手工会计核算的异同
(一)会计核算软件与手工会计核算的相同点
1.目标一致。无论是手工会计核算还是会计核算软件，其最终目标都是为了加强经营管理，提供准确及时的与决策相关的会计信息，参与企业经营决策，提高经济效益。
2.遵守共同的会计准则和会计制度。会计法规是进行会计工作的法律依据，会计准则和会计制度是指导会计工作的规范。会计法规不能因为约束对象所使用的操作工具或操作手段的改变而改变，因此两者均须遵守会计法、会计准则、会计制度及其他相关的法规和政策。
3.遵守共同的基本会计理论和会计方法。二者的基本会计理论和方法是一致的。如复式记账的原理、计提固定资产折旧的方法等。
4.会计数据处理流程大体一致。在对会计数据进行处理时，会计核算软件和手工会计核算都具有以下共同的处理流程：
(1)都必须严格审核原始单据的客观、真实以及合法性。
(2)都需要依据正确、合法的原始单据，按照借贷记账法的规则和国家会计制度的要求编制记账凭证并进行审核。
(3)都需要根据审核合法后的记账凭证登记相关会计账簿并定期结账。
(4)均需要根据国家会计制度的统一规定编制相关的报表。
(二)会计核算软件与手工会计核算的区别
1.会计核算工具不同。
手工会计核算：主要是算盘、计算器、纸、笔等，需要人工操作才能完成计算工作。
会计核算软件：是一个人机结合的系统，其最大的特点是使用电子计算机来处理会计数据。计算机可按预先设置的会计软件，自动完成会计数据处理工作.
2.会计信息载体不同。
手工会计核算: 纸张为载体
会计核算软件: 磁介质存储的数据文件为主，以计算机输出的纸介质凭证、账簿、报表为辅的形式。
3.记账规则不完全相同。
手工会计核算：要为会计六大要素分别设置六大类账户，并开设总账和各种明细账来反映经济业务。
会计核算软件：所有账户均用科目代码加以标识，其一级科目(由财政部门统一规定)第一位代表了该科目的类别，具有自动汇总下级科目发生额的作用，通过输入明细(最底层)科目的发生额情况，可以很方便的计算出总账和相关明细账的汇总金额。相比较而言，手工核算方式条件下的所谓日记账、总账、明细账、辅助账等，均已失去存在的意义，那些根据记账凭证汇总表登记总账、平行登记、错账更正(划线更正法、红字更正法)、结账、对账、试算平衡等记账规则(技术方法)的重要性也将逐渐降低。
4.账务处理流程类型存在差别。
手工会计核算：记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账核算形式、日记账核算形式、日记总账核算形式等。
在会计核算软件环境下，整个账务处理流程分为输入、处理、输出三个环节，其控制的重点是在输入这个环节，从输入会计凭证到输出会计账表一气呵成，全部处理过程由计算机按照程序自动完成。因此，它可以不再像手工会计核算一样关注账务处理流程。
5.内部控制方式不同。
手工会计核算: 会计工作的分工以会计业务的不同性质为依据，各业务责任人之间通过传递各票据、凭证来建立联系，相互制衡，实现整体的会计职能。其内部控制主要包括：管钱的不能同时管账，并通过对账检查是否账证相符、账账相符和账实相符，以及利用会计凭证、账簿、报表数据间的勾稽关系等，从而保证会计数据的正确性与合法性。
会计核算软件：会计数据进入系统后，在程序的控制下连续自动的进行处理，中间一般无须人工干预，许多传统的内部控制方式失去了作用，由人工控制变为人机共同控制。因此，其内部控制不但要遵循手工情况下的会计准则和会计制度，还要遵循针对会计电算化环境的一些特殊制度，如组织控制、硬件控制、软件维护控制、文档控制等。在会计核算软件环境下，内部控制的重点是控制好原始会计数据的录入，以便把非法数据排除在系统之外。此外，主要通过操作员授权，预留审计线索，软件上采用检错和纠错技术，重新处理前自动保留副本，数据定期备份，设置并控制运行状态等手段来加强内部控制，从而保证系统的安全与可靠。
