第四节 计算机替代手工记账的要求
财政部在印发《会计电算化工作规范》的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施”。
一、替代手工记账的任务和条件
(一)替代手工记账是会计电算化的目标之一
从广义上讲，替代手工账(俗称甩账)是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理(计算、分类、汇总、转存等)，生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。
狭义地讲，替代手工账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此可以说，替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的“起点”。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。
(二)替代手工账的基本条件
一个前提和三项基本条件。
一个大前提是：计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠;其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。
三项基本条件则是：
1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。
2.配备相应的会计电算化工作人员。
建立起与会计电算化工作需要相适应的人员队伍，要求上机操作人员具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。
目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：
(1)财政部组织开展的会计人员后续教育。
(2)软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训。
(3)单位根据开展会计电算化工作的需要，自行组织会计电算化培训。
3.建立健全严格的内部管理制度。
会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应调整。会计电算化的内部管理制度主要包括岗位责任制、日常操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度，以及会计数据与软件管理制度等。
二、如何替代手工账
(一)整理手工会计业务数据
1.重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。
2.整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额;如果是在年中某月建账，须整理出以前各月各账户的发生额。
3.清理往来账户和银行账户。
(二)建立会计账户体系并确定编码
会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：
1.符合财政部和有关管理部门的规定。
2.满足本单位会计核算与管理的要求。
3.满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，必须设立相应的科目。
4.要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
5.要保持科目的相对稳定性。
6.要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。
编码时，—级会计科目编码按财政部规定(新会计制度规定为四位编码)的编码方案执行;明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案;即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。
(三)规范各类账证表格式和会计核算方法与过程
(四)会计核算软件初始化
会计核算软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。
账务处理初始化的主要内容包括：系统总体参数的设置(设置核算单位、启用日期、编码规则等)、设置凭证类别、设置会计科目、输入初始余额、设置自动转账分录以及其他初始设置等。
工资核算初始化的主要内容包括：设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系。
成本核算初始化的主要内容则包括：设置产品目录代码、输入期初在产品成本、定额资料等。
报表处理初始化通常包括：报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等。
(五)计算机与手工并行
计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。
试运行的时间，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面地比较手工数据和电算化数据，应预先估计可能出现的问题。
计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。
在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：
1.检验各种核算方法。
2.检查会计科目体系的正确性和完整性。
3.考查操作熟练程度。经数据对比发现差错时，如果属于人为原因，一定要明确责任人并及时纠正操作错误。必要时，应提供更多的机会进行培训以便提高工作技能。
4.纠正会计软件程序错误或业务处理错误。
