第五节 会计电算化档案的基本要求
实行会计电算化后，会计档案应包括存储在计算机中的会计数据(以磁带、磁盘、光盘、缩微胶片方式存储的会计数据)，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
会计数据是指(1)会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)，记载会计业务的原始凭证等数据;(2)会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等;(3)其他会计资料。
这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
一、保存打印出的纸质会计档案
要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管;如果每天业务量较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。
2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。
3.在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代,“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。
4.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。
5.记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。
对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用上述存储介质保存会计档案，而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。
二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管
会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。会计软件系统也是会计电算化档案，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。
三、制定与实施档案管理制度
电算化下的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。
四、安全和保密措施
对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。
采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。
各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。
