第三章 管理信息的整理与综合
(一)信息的整理
1.信息整理的含义。
管理信息的整理是秘书工作人员根据管理实践的要求将收集到的大量的原始信息按照一定的程序和方法，进行筛选、分类、鉴别、归纳、综合、编写等加工处理过程，从而使获取的大量信息，能准确结识客观事物的本质特征和发展规律，与及于其他事物的关系和联系，准确的用文字形式表达出来，成为可利用或储存的真实，可靠的信息，便于为领导决策和处理提供服务。
2.信息整理的意义。
首先，信息的整理可以提高信息的真实性，增加信息的广度和深度，为领导机关和领导同志提供决策参考，有助于他们掌握全面情况，把握全局。
其次，整理信息可以发现客观事物规律性的变化或倾向性的问题，有利于领导比较准确的预测未来，适时作出科学决策。
再次，整理信息可以减少领导阅读文件的数量和时间，提高工作效率。
(二)信息的筛选与分析
1.(1)信息筛选;是对原始信息的再选择，它是信息整理的重要环节，也是一项基础性工作。
(2)信息分析。是将不同类别的信息予以合理的解释以确定其价值。它是信息综合加工的核心，是有效利用信息的关键。
2.(1)信息筛选的基本要求;重大、新颖、准确、完整。
(2)信息分析的要求。一是定性、定量分析。二是点、面结合分析。三是超前分析。
3.信息的比较与分析之间的内在联系。
信息价值的分析是在比较中进行的，因此这两项工作是交错在一起的，也可以认为比较是分析的一种手段。比较与分析有两种方式：一是不同时间地点的同类信息的比较，目的是分析客观事物的发展趋势;另一种是将同一时间地点或不同时间地点的不同类别信息进行比较，目的是发现客观现象之间的相互联系。
4.重大、新颖、准确、完整是信息筛选的基本要求。
(1)重大。重大就是关系全局的重要信息，其政策性、思想性、动态性强。这类信息是领导掌握全局、审时度势的基础，见微知著的前提，预测未来的依托，防范于未然的保证，是决策论证的依据。
(2)新颖。指信息中所反映的问题或提出的观点有新意，它是刚刚出现的新事物、新动态、新情况、新经验。有新意的信息主要表现在以下几个方面：
上级领导、同级领导有新意、有指导意义的讲话精神;
本单位在两个文明建设和改革中出现的新情况、新问题;
不同阶层，特别是理论界、思想界、科技界、企业界人士中的新思想、新观点、新的研究成果;
涉及面较大的社会新动态;
知名人士和各界群众提出的有价值的新建议;
与本地区、本部门有紧密关系的、行之有效的新经验，等等。
(3)准确。准确是信息的生命。准确就是要真实全面地反映客观事物的本质特征。把好信息准确关，重点审核一下三个方面的情况：
信息的内容是否紧密联系党和政府的中心工作，联系本地区、本部门的实际。抓住当前工作中产生的经验和存在的问题;
信息的内容有无虚构，有无夸大和缩小，甚至弄虚作假;
信息中涉及到的人名、地名、时间及有关数据是否准确。
(4)完整。信息工作人员在注意“完整”方面，应考虑一下四点：
是否有潜在的因素暂时未表露;
充分利用反映事物发展阶段的信息，切忌片面强调完整而坐失良机;
有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题;
把握从不同角度，不同方向反映某问题的信息，避免片面性。
筛选信息的步骤：首先，搞好信息材料的鉴别、判断。其次，认真选择信息材料。再次，对不完全的信息进行修正、增补和精加工。
